ATTENDU QUE la MRC de La Haute-Yamaska, par son règlement 2005-156, a déterminé l'emplacement de plusieurs parcs régionaux sur son territoire à même le réseau cyclable régional, lui permettant ainsi d’utiliser les pouvoirs conférés par l’article 112 de la Loi sur les compétences municipales;
ATTENDU QUE la MRC a confié à la Corporation d’aménagement récréotouristique de la Haute-Yamaska inc., ci-après appelée CARTHY, la gestion et de l’entretien de l’ensemble du réseau cyclable suivant l’article 117;
ATTENDU QUE la MRC a décrété comme « parc régional » l’ensemble du réseau cyclable dont la gestion incombe maintenant à CARTHY;
ATTENDU QUE l’article 119 de la Loi sur les compétences municipales stipule que les articles 935 à 936.3 et 938 à 938.4 du Code municipal du Québec portant sur l'adjudication de contrats et les articles 961.2 à 961.4 de ce code s'appliquent, compte tenu des adaptations nécessaires, à tout organisme s’étant vu confier par la MRC l’exploitation d’un parc régional ;
ATTENDU QU’en vertu de ces dispositions, CARTHY doit conséquemment adopter une politique de gestion contractuelle s’appliquant aux contrats qu’elle octroie et prévoyant des mesures pour assurer une saine concurrence entre les personnes contractant ou voulant contracter avec la Corporation. Les mesures en question doivent viser sept (7) thèmes de préoccupation clairement précisés dans l’article 938.1 du Code municipal du Québec et ces thèmes doivent contenir minimalement deux mesures spécifiques;
EN CONSÉQUENCE, CARTHY adopte en vertu de l’article 938.1.2 du Code municipal du Québec la politique de gestion contractuelle contenant les dispositions et mesures suivantes :
Article 1. L’APPLICATION DE LA POLITIQUE
La présente politique est applicable à tout contrat conclu par CARTHY sans égards aux coûts prévus pour son exécution, à l’exception d’un contrat de travail.
Le gestionnaire de CARTHY est responsable de l’application de la présente politique.
La présente politique s’applique aux membres du conseil d’administration de même qu’au personnel de CARTHY. Elle lie les soumissionnaires, les fournisseurs, de même que toute personne qui, par ses actions, cherche à conclure un contrat avec CARTHY.
Il est à noter que la présente politique n’a pas pour objectif de remplacer, modifier ou bonifier toute disposition législative ou règle jurisprudentielle applicable en matière d’octroi ou de gestion de contrats de la corporation.
Article 2. LES MESURES
2.1 Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l’un de ses représentants n’a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l’influencer, avec un des membres du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission :
a) Le conseil d’administration délègue au gestionnaire le pouvoir de former tout comité de sélection nécessaire pour recevoir, étudier les soumissions reçues et tirer les conclusions qui s’imposent.
b) Tout comité de sélection doit être constitué avant le lancement de l’appel d’offres et être composé d’au moins trois membres.
c) Tout membre du conseil d’administration, tout employé et tout mandataire de celle-ci doivent préserver, en tout temps, la confidentialité de l’identité des membres de tout comité de sélection.
d) Lors de tout appel d’offres exigeant la création d’un comité de sélection, les documents d’appel d’offres doivent contenir des dispositions aux effets suivants :
2.2 Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres :
a) Tout document d’appel d’offres doit contenir une disposition prévoyant que si un soumissionnaire s’est livré à une collusion, a communiqué ou a convenu d’une entente ou d’un arrangement avec un autre soumissionnaire ou un concurrent pour influencer ou fixer les prix soumis, sa soumission sera automatiquement rejetée.
b) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que sa soumission a été préparée et déposée sans qu’il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec tout autre soumissionnaire ou personne pour convenir des prix à soumettre ou pour influencer les prix soumis.
2.3 Mesure visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi :
a) Tout membre du conseil d’administration ou tout employé s’assure auprès de toute personne qui communique avec lui aux fins de l’obtention d’un contrat que celle-ci s’est inscrite au Registre des lobbyistes prévu par la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme.
b) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses représentants ne se sont livrés à une communication d’influence aux fins de l’obtention du contrat, ou, si telle communication d’influence a eu lieu, joindre à sa soumission une déclaration indiquant que cette communication a été faite après que toute inscription exigée en vertu de la loi au Registre des lobbyistes ait été faite.
2.4 Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption :
a) CARTHY doit, dans le cas des appels d’offres sur invitation écrite, favoriser dans la mesure du possible l’invitation d’entreprises différentes. L’identité des personnes ainsi invitées ne peut être rendue publique que lors de l’ouverture des soumissions.
b) CARTHY prévoit que lorsque la corporation peut procéder par invitation de soumissionnaires dans le cadre d’un appel d’offres inférieur à 100 000 $, que le gestionnaire peut procéder à cette invitation, à la condition que l’identité des soumissionnaires soit tenue confidentielle jusqu’à l’adjudication du contrat par le conseil d’administration.
c) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses collaborateurs ou employés ne se sont livrés à des gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption.
d) Tout appel d’offres doit indiquer que si une personne s’est livrée à l’un ou l’autre des actes mentionnés au paragraphe c), la soumission de celle-ci sera automatiquement rejetée.
2.5 Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts :
a) Toute personne participant à l'élaboration, l'exécution ou le suivi d'un appel d'offres ou d'un contrat, ainsi que le secrétaire et les membres d'un comité de sélection le cas échéant, doivent déclarer tout conflit d'intérêts et toute situation de conflit d'intérêts potentiel.
b) Aucune personne en conflit d'intérêts ne peut participer à l'élaboration, l'exécution ou le suivi d'un appel d'offres ou d'un contrat.
2.6 Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demande de soumissions et la gestion du contrat qui en résulte :
a) Seul le gestionnaire de CARTHY, ou tout autre responsable de l’information que ce dernier désigne par écrit, peut fournir toute information concernant un appel d'offres.
Lorsque CARTHY émet un document d'appel d'offres, celui-ci doit préciser que tout soumissionnaire potentiel ou tout soumissionnaire doit s'adresser à ce seul responsable pour obtenir toute précision relativement à l'appel d’offres.
b) Lors de tout appel d'offres, il est interdit à tout membre du conseil d’administration et à tout employé de CARTHY de répondre à toute demande de précision relativement à tout appel d'offres autrement qu'en dirigeant le demandeur à la personne responsable.
2.7 Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification d'un contrat :
a) CARTHY établit, pour tout contrat, les règles suivantes encadrant toute autorisation de modification du contrat :
b) CARTHY doit prévoir dans ses documents d'appel d'offres tenir des réunions de chantier régulièrement pendant l'exécution de travaux afin d'assurer le suivi de l'exécution du contrat.
Article 3. L’ENTRÉE EN VIGUEUR DE LA POLITIQUE
La présente politique entre en vigueur le jour de son adoption et est applicable à tous les contrats dont le processus de soumission a débuté après cette date.